▷ Cómo organizarte en el trabajo

¿Tiene un colega en su oficina que es muy organizado, que completa sus tareas diarias antes de que finalice su jornada laboral y cuyo escritorio está ordenado? Estas personas son más raras de lo que crees, pero la buena noticia es que no nacen así. La organización en el lugar de trabajo es un proceso de aprendizaje que requiere esfuerzo, tiempo y buenos hábitos.

Si tú también tienes problemas de organización, sigue leyendo y pronto tu horario de trabajo te parecerá mucho más relajado.

Evite la multitarea

Puede parecer increíble, pero obtienes menos cuando intentas hacer más de una cosa al mismo tiempo. Primero, tu atención está dividida en al menos dos lugares, por lo que no estás 100% concentrado en la tarea que tienes delante.

En segundo lugar, te llevará más tiempo completar ambas tareas al mismo tiempo que si dedicas una cantidad fija de tiempo a cada una.

Manténgase actualizado con su bandeja de entrada

Cuando estás trabajando, puede resultar fácil descuidar tu buzón. Evite posponer las cosas hasta que sea demasiado tarde. Es una buena idea crear archivos para varios proyectos en los que estás trabajando para que cuando leas tus correos electrónicos sepas adónde va cada uno.

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También puedes ordenar tu correo electrónico por importancia. Por ejemplo, puede crear un archivo para correos electrónicos urgentes a los que necesita responder de inmediato. El siguiente archivo es el de los correos electrónicos que se pueden posponer hasta que se completen las tareas importantes del día. El resto de mensajes los puedes delegar para el día siguiente, sobre todo si tienes la agenda ocupada.

Reserva unos minutos al inicio de tu agenda, en el almuerzo y al final del día para eliminar correos electrónicos que ya no te sean útiles.

Haz un plan semanal

La organización en el trabajo también puede empezar por establecer un plan semanal. Al final de la semana laboral, reserve 15 minutos (o más si es necesario) para planificar la próxima semana. No es necesario que seas extremadamente específico. No dejes más de tres tareas principales cada día, y el resto del tiempo lo consumes en correos electrónicos, reuniones y otras tareas rápidas.

Además, cada día laborable establece una lista de actividades que quieres realizar. Por ejemplo, si tienes que trabajar en tu presupuesto el lunes, establece pequeñas tareas para que sea más fácil de completar. Esta visión le ayudará a que el día parezca más accesible: ya sabe lo que tiene que hacer y las tareas más pequeñas le ayudarán a alcanzar su objetivo del día.

Incluso puedes usar listas o aplicaciones dedicadas para codificar con colores tareas específicas según la prioridad o el proyecto en el que estás trabajando.

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tomé un descanso ahora

Puede resultar agotador estar organizado. Para mantener alta su energía, programe descansos regulares todos los días. Durante este tiempo podrás dar un pequeño paseo, beber un vaso de agua o tomar un refrigerio. Los descansos también te ayudarán a recargar pilas entre las tareas difíciles del día. Incluso a cinco o diez minutos de oficina te ayudarán a concentrarte más fácilmente más adelante.

Pon tu teléfono en silencio

Cuando estás trabajando en una tarea importante que requiere concentración total, tu atención se distraerá si tu teléfono suena o vibra cada cinco minutos. Deja las novedades para más tarde y, para llamadas urgentes, configura un perfil de llamada especial. Para trabajar de manera más eficiente, incluso puedes poner TELÉFONO lejos del escritorio, por ejemplo en un cajón.

Reserva cinco minutos al día para la organización.

Antes de ponerte manos a la obra, organiza tu escritorio. Asegúrate de tener a mano los documentos necesarios, bolígrafos, agenda, etc.

Una vez que se haya asegurado de que todo esté en su lugar, podrá comenzar su jornada laboral. Así, te sentirás mejor y más motivado para organizarte en las tareas del día.

Al final del día deberás repetir este hábito. Tira los post-its que ya no necesites, guarda los clips, etc.

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Utilice un navegador sólo para trabajar

Una de las formas más sencillas de mantenerse organizado es evitar las distracciones en línea. ¿Cuántas veces has estado buscando un proyecto específico para un proyecto en el que estás trabajando y una foto o evento en las redes sociales te llamó la atención? Después de 30 minutos, te das cuenta de que has perdido un tiempo que podría haber sido productivo.

Cualquiera que sea el navegador que utilices, asegúrate de que te ayude a evitar distracciones. Descubra qué configuraciones, filtros y aplicaciones relacionadas puede utilizar para evitar interrupciones. Evita el uso de redes sociales, si solo usas un navegador para trabajar, tendrás que volver a ingresar tus datos de inicio de sesión, por lo que tendrás unos segundos para darte cuenta de que tal vez deberías volver a lo que estabas haciendo.

Después de terminar la importante tarea en la que estaba trabajando, puede regresar a su navegador para divertirse y tomar un merecido descanso.

Establecer una rutina

Cuando tienes una rutina diaria, es más probable que formes nuevos hábitos que te ayudarán a realizar tus actividades diarias más rápido.

Además, la rutina se vuelve automática a medida que la sigues por más tiempo. Además, te ayuda a alcanzar tus objetivos de manera efectiva porque ahora conoces los pasos necesarios para lograrlos.

Además, si estableces tiempos concretos para determinadas tareas, te resultará más fácil volver a lo que estabas haciendo si se producen interrupciones.

Usa un temporizador

Usar un cronómetro para ver cuánto tiempo dedicas a cada tarea te dará una mejor idea de cómo mantenerte organizado.

La técnica Pomodoro te permite ver cómo distribuyes tu tiempo usando un temporizador en tu teléfono o una aplicación dedicada. Al final de la semana, reflexiona sobre cómo utilizaste tu tiempo y tu productividad.

Por ejemplo, si descubre que leer el correo electrónico afecta su capacidad para completar ciertas tareas prioritarias, puede limitar la cantidad de tiempo que dedica a leer el correo electrónico.

Las buenas habilidades organizativas se aprenden, no son innatas. Si sigue los consejos de este artículo, pronto encontrará su oficina más organizada, completará las tareas diarias más rápido y se liberará del estrés de realizar múltiples tareas.